Aanvraag en terugbetaling van een communicatiehulpmiddel

logo van Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

Een communicatiehulpmiddel kan in veel gevallen terugbetaald worden. Op deze pagina vind je informatie die je helpt bij de aanvraag en terugbetaling. Je ontdekt hoe je een geschikt communicatiehulpmiddel kunt vinden, welke hulpmiddelen in aanmerking komen voor een tegemoetkoming en aan welke voorwaarden je moet voldoen. Daarnaast leggen we uit hoe de aanvraagprocedure verloopt en welke ondersteuning mogelijk is nadat je het hulpmiddel hebt ontvangen.

Aandachtspunten

  • In Vlaanderen zijn er, vergeleken met veel andere Europese landen, heel wat mogelijkheden voor de terugbetaling van communicatiehulpmiddelen. Er is ook maar één organisatie die beslist over de terugbetaling: het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Een multidisciplinair team (MDT) begeleidt je tijdens de hele aanvraag. Toch blijft de aanvraag ingewikkeld. Er bestaat geen eenvoudig stappenplan dat je door alle fases van de aanvraag loodst.
  • In grote lijnen volg je deze stappen:
    1. Kies samen met een therapeut een geschikt communicatiehulpmiddel.
    2. Neem contact op met een multidisciplinair team (MDT) of met Opgroeien bij minderjarigen.
    3. Verzamel de nodige documenten.
    4. Dien je aanvraag in bij het VAPH.
    5. Na goedkeuring koop of ontvang je het hulpmiddel. 
      Op deze pagina vind je meer informatie over al deze stappen.
  • De informatie op deze pagina gaat alleen over de situatie in Vlaanderen. In andere regio’s of landen kunnen de regels anders zijn.
  • Start op tijd met de aanvraag van een communicatiehulpmiddel. De aanvraagprocedure kan een aantal maanden duren.
  • Betrek vanaf het begin de mensen uit je omgeving, zoals gezin, de school of begeleiders. Hun steun en betrokkenheid zijn belangrijk om het communicatiehulpmiddel goed te kunnen gebruiken.
  • Maak in je aanvraag duidelijk dat je het communicatiehulpmiddel zowel thuis, op school als buitenshuis zal gebruiken. Een communicatietoestel is nooit uitsluitend een leerhulpmiddel om taal aan te leren op school. Het is natuurlijk wel toegestaan dat je met het toestel nog moet leren werken.
  • Let er bij een aanvraag goed op dat alle nodige hulpmiddelen en onderdelen in de aanvraag staan. Anders loop je het risico dat je zelf een bedrag moet opleggen waar je toch recht op hebt. 

De zoektocht naar een geschikt communicatiehulpmiddel

Eerst oefenen

Meestal begin je al met ondersteunde communicatie vóór je een communicatiehulpmiddel aanvraagt. Samen met je therapeut bekijk je hoe je ondersteunde communicatie kunt inzetten en welke vormen het best bij jou passen. Je kunt ook al oefenen met eenvoudige, niet-technologische hulpmiddelen, zoals papieren communicatiekaarten.

Met communicatiekaarten kun je al een bepaalde woordenschat modelleren en gebruiken, ook als je nog geen dynamisch communicatiehulpmiddel hebt. Gratis communicatiekaarten vind je op de pagina's Communicatie met afbeeldingen aanleren, Aanwijskaarten met afbeeldingen en Aanwijskaarten met tekst.

Wil je overstappen naar een communicatietoestel? Dan ga je op zoek naar een systeem dat bij jou past. Heb je al goede ervaringen met een bepaald systeem, bijvoorbeeld omdat je de papieren communicatiekaart ervan hebt gebruikt? Dan kan dat een goede basis zijn om een geschikt communicatiehulpmiddel te kiezen.

Hulp bij de keuze

In Vlaanderen begeleidt een multidisciplinair team (MDT) je officieel bij de keuze van een geschikt communicatiehulpmiddel. Een MDT met een goede kennis van zaken ondersteunt jou in je zoektocht. Om ervoor te zorgen dat het hulpmiddel bij jou past en de aanvraag volledig en correct is, verwijst het MDT je door naar Modem, ervaren therapeuten en/of leveranciers van hulpmiddelen. Daarnaast vraagt het MDT informatie aan mensen die jou goed kennen zoals leerkrachten, begeleiders, therapeuten of medewerkers van een voorziening. 

Ben je op zoek naar een therapeut of andere deskundige die je kan helpen bij je keuze? Dan kun je terecht bij het netwerk van Modem voor onafhankelijk advies. Samen met jou en de mensen rondom jou bekijken we welk communicatiehulpmiddel het best past bij jouw mogelijkheden en behoeften. Je kunt een adviesgesprek aanvragen via een zorgorganisatie uit het Modem-netwerk: www.modemadvies.be/advies.

Tijdens een adviesgesprek kunnen we je informatie geven en kan je opties van verschillende producenten vergelijken en uitproberen. We verwijzen je gericht door naar gespecialiseerde verdelers. Zij kunnen je verder begeleiden bij de keuze, binnen hun gamma aan communicatiehulpmiddelen. Het is niet nodig om eerst al te weten wat je exact nodig hebt voordat je naar de verdeler gaat. Je kan dan een toestel ook uittesten gedurende enkele dagen of weken. De testperiodes zijn vaak doorslaggevend om een keuze te maken voor een specifiek toestel en toebehoren (rolstoelstatief, draagtas, schakelaars...). Sommige verdelers maken een testverslag op van de demoperiode.

Na een advies door Modem krijg je niet automatisch een schriftelijk verslag. Het MDT maakt het officiële verslag voor de aanvraag en bezorgt dit aan het VAPH.

Tijdens de zoektocht naar een communicatiehulpmiddel kun je je ook laten begeleiden door een gemachtigd expert. Meer informatie hierover vind je verder op deze pagina, bij de uitleg over de aanvraagprocedure.

Vlaamse verdelers:

Na de keuze

Zodra duidelijk is welk communicatiehulpmiddel het best bij jou past, kun je contact opnemen met een leverancier.

Heb je een spraakcomputer nodig? We raden je aan om tijdig een offerte op te vragen bij een gespecialiseerde verdeler, zodat het multidisciplinair verslag hierop gebaseerd kan worden. De offerte kan toegevoegd worden aan het multidisciplinair verslag en meegestuurd worden met de aanvraag bij het VAPH. We merken dat aanvragen zonder offerte of zonder voorafgaand gespecialiseerd advies vaak onvolledig zijn (bv. geen draagtas in de aanvraag). 

Heb je een tablet nodig? Dan koop je die, meestal na goedkeuring van je aanvraag, zelf bij een elektronicawinkel of webshop. Ook de communicatie-app koop en installeer je zelf via de App Store of de Play Store. Je krijgt daarbij dezelfde ondersteuning als bij de aankoop van eender welk ander toestel. Dat betekent dat je zelf verantwoordelijk bent voor de keuze van de juiste tablet en communicatie-app. Ook de installatie en de instellingen van de app doe je zelf.

Voor de tablet krijg je alleen de gewone garantie van de winkel. Verkopers hebben meestal geen kennis van communicatiesoftware en kunnen je daar dus niet mee helpen. Voor vragen over de communicatie-app kun je wel terecht bij de firma die de software ontwikkelt.

Meer informatie:

Vlaamse verdelers:

De terugbetaling van een communicatiehulpmiddel

Welk soort hulpmiddelen worden terugbetaald? 

Je kunt een tegemoetkoming krijgen voor communicatiehulpmiddelen die op de refertelijst van het VAPH staan: Refertelijst, lijst van hulpmiddelen en aanpassingen | VAPH. Op die lijst vind je ook de refertebedragen. Dat zijn de maximumbedragen die het VAPH terugbetaalt voor een bepaald type hulpmiddel. Dit bedrag kan voldoende zijn om de volledige kost van een communicatiehulpmiddel te betalen. In sommige gevallen, bv. bij complexe montage- en bedieningsnoden kan er een persoonlijke opleg nodig zijn.

Communicatiehulpmiddelen die in aanmerking komen voor een tegemoetkoming zijn bijvoorbeeld tablets, spraakcomputers, communicatiesoftware, stemversterkers en alternatieve bedieningen.

Vraag ook alle onderdelen aan die je nodig hebt om het communicatiehulpmiddel goed te kunnen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een draagriem, een rooster, een extra batterij, een statief of ander montagemateriaal. Kijk daarom altijd goed na wat er op de refertelijst staat en vraag altijd een offerte aan. Koop je een tablet als communicatiehulpmiddel? Dan kan dat niet, omdat je die zelf aankoopt bij een gewone winkel of webshop.

Sommige hulpmiddelen komen niet in aanmerking voor een tegemoetkoming. Dat geldt bijvoorbeeld voor papieren communicatiekaarten, communicatieboeken, software om met oogsturing te leren werken, een oogbesturingsmodule voor gewone computerbediening of een SMOG-cursus.

Heb je een hulpmiddel nodig dat niet op de refertelijst van het VAPH staat en meer dan € 300 kost? Dan kun je een aanvraag indienen bij de Bijzondere Bijstandscommissie (BBC): Bijzondere bijstandscommissie | VAPH. Deze commissie beoordeelt aanvragen voor hulpmiddelen die niet via de gewone regeling van het VAPH kunnen worden terugbetaald.

Niet alle hulpmiddelen worden via dezelfde regeling terugbetaald.

Heb je een hulpmiddel nodig om een computer te bedienen op het werk? Dan kun je een aanvraag doen bij de dienst voor aanpassingen op de werkplek van de VDAB.

Heb je een hulpmiddel nodig voor gebruik op school? Dan kun je terecht bij Cel SOL (Specifieke Onderwijsleermiddelen). Deze dienst ondersteunt leerlingen en studenten met hulpmiddelen die nodig zijn om onderwijs te kunnen volgen.

Meer informatie:

Wat zijn de voorwaarden voor terugbetaling?

Om een tegemoetkoming van het VAPH voor hulpmiddelen en aanpassingen te krijgen, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • Je bent door het VAPH erkend als persoon met een handicap.
  • Je bent jonger dan 65 jaar wanneer je voor de eerste keer ondersteuning aanvraagt.
  • Je woont in Vlaanderen of in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Voldoe je aan deze voorwaarden? Dan kun je een aanvraag indienen.

Dat betekent niet automatisch dat je een tegemoetkoming krijgt. Het VAPH beoordeelt ook of het aangevraagde hulpmiddel noodzakelijk is en past bij jouw situatie.

De aanvraagprocedure

In Vlaanderen vraag je een communicatiehulpmiddel aan bij het VAPH (Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap). Hoe de aanvraag verloopt, hangt af van je situatie. Zo is de aanvraagprocedure voor minderjarigen niet helemaal dezelfde als die voor volwassenen. Kijk daarom zeker naar de informatie van het VAPH die past bij jouw situatie.

Je vindt alle informatie over de aanvraag bij het VAPH in deze brochure: Hulpmiddelen en aanpassingen | VAPH.

Ondersteuning door een multidisciplinair team (MDT)

Voor de administratieve aanvraag van een communicatiehulpmiddel heb je meestal een MDT nodig. Het MDT helpt je bij het doorlopen van de procedure. Of ze je ook kunnen helpen bij het maken van een keuze, is heel wisselend (zie ook Hulp bij de keuze). 

Voor de aanvraag zijn verschillende documenten nodig. Het MDT verzamelt bijvoorbeeld:

  • medische verslagen;
  • verslagen van therapeuten of andere hulpverleners;
  • informatie over de beperkingen die je ervaart;
  • informatie over waarom je een communicatiehulpmiddel of andere ondersteuning nodig hebt;
  • een offerte voor het communicatiehulpmiddel;
  • eventueel een testverslag na de testperiode.

Vaak helpt de sociale dienst van een school, voorziening of zorgorganisatie bij het verzamelen van deze informatie. Het MDT verwerkt alle documenten in een multidisciplinair verslag. Daarnaast stelt het MDT de aanvraag op. Daarin staat welk hulpmiddel je aanvraagt en waarom je het nodig hebt.

Heb je ook andere hulpmiddelen of aanpassingen nodig? Dien die dan bij voorkeur samen in één aanvraag in. Denk bijvoorbeeld aan woningaanpassingen, hulpmiddelen voor activiteiten van het dagelijks leven (ADL) of mobiliteit.

Het verzamelen van alle documenten kost vaak tijd. Daarom kan een aanvraag meerdere maanden duren. Dat is zeker het geval bij een pas verworven aandoening, wanneer er nog bijkomende onderzoeken of verslagen nodig zijn.

Meer informatie:

Aanvragen zonder multidisciplinair team (MDT)

In sommige situaties kun je een hulpmiddel aanvragen zonder tussenkomst van een multidisciplinair team (MDT). Dat kan als je al erkend bent door het VAPH en eerder al een aanvraag hebt ingediend met hulp van een MDT.

Dit is bijvoorbeeld mogelijk voor een eenvoudig hulpmiddel, een vervanging of herstelling, een kleine aanpassing of een software-update. Gaat het om een complexere aanvraag of vraag je een nieuw type hulpmiddel aan? Dan is opnieuw een multidisciplinair verslag van een MDT nodig.

Ondersteuning door een gemachtigd expert

Soms is een aanvraag complex of is er gespecialiseerde kennis nodig. Dan kan een gemachtigd expert worden ingeschakeld. Dat is een organisatie die door het VAPH erkend is om onafhankelijk advies te geven over hulpmiddelen en aanpassingen. Verschillende organisaties uit het netwerk van Modem zijn ook erkend als gemachtigd expert.

Je kunt niet zelf een gemachtigd expert inschakelen. Dat gebeurt alleen na een doorverwijzing door het Kenniscentrum Hulpmiddelen (KOC) van het VAPH, meestal op vraag van het MDT dat je aanvraag begeleidt. Een gemachtigd expert wordt dus alleen betrokken bij meer complexe aanvragen.

De gemachtigd expert bekijkt samen met jou welke oplossing het best bij jouw situatie past. Het advies wordt gebundeld in een expertrapport voor jou, het MDT en het VAPH. Verwijst het KOC je door? Dan betaalt het VAPH de kosten van dit advies.

Meer informatie:

Huurpakketten bij snel degeneratieve aandoeningen

Heb je een snel degeneratieve aandoening, zoals ALS? Dan kun je voor communicatiehulpmiddelen gebruikmaken van een speciaal huursysteem van het VAPH.

Bij een snel degeneratieve aandoening kunnen je mogelijkheden en behoeften snel veranderen. Daarom is het vaak handiger om een communicatiehulpmiddel te huren dan te kopen.

Veranderen je behoeften? Dan kun je het hulpmiddel inruilen voor een ander hulpmiddel dat beter bij je past. Zo kun je bijvoorbeeld starten met een eenvoudig communicatiehulpmiddel en later overstappen naar een toestel met geavanceerde communicatiesoftware of oogbesturing.

Wil je gebruikmaken van deze regeling? Neem dan contact op met een gespecialiseerd MDT voor snel degeneratieve aandoeningen. Dat team bekijkt welke huurpakketten je nodig hebt, helpt je bij de aanvraag en dient die in bij het VAPH. Voldoe je aan de voorwaarden? Dan kent het VAPH de huurpakketten toe.

Meer informatie:

Wat na de levering van het communicatiehulpmiddel?

De levering van een communicatiehulpmiddel is meestal niet het einde van het traject, maar het begin van een nieuwe stap. Het kost vaak tijd om het hulpmiddel goed in te stellen, te leren gebruiken en een vaste plaats te geven in het dagelijks leven. Een goede begeleiding is daarbij erg belangrijk en vergroot de kans dat je het communicatiehulpmiddel succesvol gebruikt.

Begeleiding door een therapeut

Een logopedist of andere therapeut met ervaring in ondersteunde communicatie kan je helpen met:

  • het instellen en aanpassen van het communicatiehulpmiddel;
  • het uitbreiden van je woordenschat en communicatiemogelijkheden;
  • het aanleren van nieuwe vaardigheden;
  • het ondersteunen van de mensen rondom jou.

Niet elke zelfstandige logopedist of ergotherapeut heeft ervaring met communicatiehulpmiddelen of ondersteunde communicatie. Ben je op zoek naar een therapeut met de juiste expertise? Dan kan je contact opnemen met Modem. Wij beschikken over een overzicht van professionals met ervaring in ondersteunde communicatie en communicatiehulpmiddelen.

Ook via de website van de Vlaamse Vereniging voor Logopedisten (vvl.be/zoek-logopedist) en op de website van Ergotherapie Vlaanderen (ergothuis.be/zoek-een-ergotherapeut) kan je op zoek gaan naar een therapeut die je kan begeleiden. Op de website van VVL kan je specifiek zoeken naar logopedisten met een specialisatie in ondersteunde communicatie.

Ben je therapeut en wil je meer ervaring opdoen met ondersteunde communicatie of communicatiehulpmiddelen? Dan kun je hiervoor een bijscholing volgen via Modem.

Ondersteuning aan huis

Ook een thuisbegeleidingsdienst met ervaring in ondersteunde communicatie kan een belangrijke rol spelen. Samen bekijken jullie hoe je het communicatiehulpmiddel optimaal kunt gebruiken in het dagelijks leven. Zo krijgt ondersteunde communicatie ook thuis een vaste plaats.

Ondersteuning op school of in een voorziening

Gebruik je het communicatiehulpmiddel op school of in een woon- of dagvoorziening? Dan kunnen leerkrachten, begeleiders en therapeuten je daarbij ondersteunen. Het is belangrijk dat ook zij het communicatiehulpmiddel goed leren kennen en weten hoe ze communicatie kunnen stimuleren.

Modem organiseert vormingen rond ondersteunde communicatie en communicatiehulpmiddelen voor leerkrachten, therapeuten, begeleiders en andere professionals.

Ondersteuning door verdelers

Bij de verdelers van communicatiehulpmiddelen kan je ook terecht bij vragen en herstellingen. Ze spelen dus zeker ook een rol in de opstart en opvolging.

Meer lezen over ondersteunde communicatie

Wil je meer weten over ondersteunde communicatie? Dan zijn deze bronnen een goed vertrekpunt:

Deze publicaties bieden praktische tips, achtergrondinformatie en inspiratie voor gebruikers, familieleden en professionals.